Juli 2016

RESULTATER, INPUT OG IDEER FRA MILJØPORTALENS WORKSHOP NR. 3.3. 
- NATUR & MILJØ 2016 - TORSDAG DEN 9. JUNI


Sagsbehandling anno 2016 - hvor vi befinder os i en digital verden med mange muligheder - og måske også begrænsninger.
Er der en måde, hvorpå vi kan styrke sagsbehandlingen? Er der behov for lov- og regelændringer eller andre justeringer? Og hvori ligger udfordringerne i forhold til at dele ud af erfaringer med brugen af data?
En bedre sagsbehandling er temaet for workshop 3.3.

Workshop session 3.3.
Bedre sagsbehandling med miljødata
SPØRGSMÅL 1: Ændringer af processer og regler
- Hvilke behov er der for justeringer i forhold til digital sagsbehandling?
På session 3.3. handler workshoppen om, hvordan der opnås bedre sagsbehandling med miljødata. Og hvilke ændringer der evt. er behov for.

Fem grupper deltog i workshoppen. Svarene fra de fem grupper fordelte sig i temaerne:
  1. Justeringer i forhold til data
  2. Justeringer i forhold til systemer
  3. Overblik over data og systemer
  4. Kommunikation / samarbejde

1. Justeringer i forhold til data – for at opnå bedre digital sagsbehandling
For at opnå bedre sagsbehandling på miljøområdet, nævnte flere grupper, at det er vigtigt at forholde sig til de problemer, der kan være med parallelle data også kaldet dubletter. Fx hvor data både er placeret i fællesoffentlige systemer og lokale systemer. Det kan skabe usikkerhed om, hvilke data, der er de mest opdaterede.

Metadata
Metadata blev også debatteret hos to af grupperne på workshoppen. En mærkbar forbedring kunne være at lave fælles metadata eller en form for officielle metadata, som alle kan bruge.

”Vigtigt med metadata - Eksterne brugere (landbrug) vil gerne have en beskrivelse af data: Nøjagtigheden af data, registreringsdato, temabeskrivelse. Kommunerne anvender data fra Miljøportalen i deres GIS-systemer og laver dermed selv metadata. Der bør laves centrale metadata som alle kommuner kan anvende.” (bord 41)

Desuden blev det nævnt, at alle VVM-data bør indberettes. Samt at alle rådata fra vandanalyser bør indberettes til fællesoffentlige fagsystemer, hvilket pt. kræver lovændring. I forhold til lovgivning var der også en gruppe der ønskede, at der kigges på hver lovgivning med det for øje, at reglerne skal være digitalisérbare. På den måde kan der måske skabes regelforenklinger.
Igen blev kvalitetssikring af data også diskuteret, da det er vigtigt for datagrundlaget, at der afsættes midler til indsamling og kvalitetssikring.  
 

2. Justeringer i forhold til systemer – for at opnå bedre digital sagsbehandling
For at opnå bedre sagsbehandling har flere grupper ønsker i forhold til systemlandskabet. To grupper stillede spørgsmålstegn ved, om myndighederne skal fortsætte med at købe private slutbrugerløsninger eller i stedet have bedre udtræk af data direkte fra Miljøportalen.

Én indberetningsflade
To grupper nævner ønsket om at skabe én indberetningsflade for virksomheder, konsulenter og borgere, så de indberetter ens til kommunerne og benytter samme kortløsning.

”Måske en mulighed for at understøtte en indgangsvinkel for entreprenører og konsulenter i indberetning til sagsbehandling til kommunerne, i stedet for at vi anvender individuelle løsninger i hver kommune, med forskellige kortløsninger.” (bord 44)

Én gruppe har et optimalt system på ønskelisten, hvor en fyldestgørende søgning på et bestemt punkt eller område giver et udtræk af alle data evt. med henvisning til, hvor data stammer fra. En anden gruppe foreslår en automatisk screening ved lette sager fx træk en tilladelse / dispensation / påbud eller lav automatiserede VVM-screeninger.
 

3. Overblik over data og systemer
Et bedre overblik over data og systemer er et vigtigt parameter for at opnå bedre sagsbehandling. Specifikt nævnes ønsket om at få et overblik over, hvilke data der ligger hos Miljøportalen samt en linksamling til alle portaler og fagsystemer, der er relevante på miljøområdet.

[På Miljøportalen har vi allerede udformet en oversigt over, hvilke data der ligger i Miljøportalens fagsystemer, red.]
 

4. Kommunikation / samarbejde
Bedre kommunikation mellem lokale it-afdelinger og Miljøportalen og samspil mellem DMA (Digital MiljøAdministration) og DMP ønskes. En idé kunne være at lave en form for ”min side” på Miljøportalen, hvor sagsbehandlere kan samle alle relevante links. 

OPSUMMERING
Mange små og store ændringer bliver luftet i diskussionen om, hvordan vi opnår en bedre sagsbehandling. Med mange systemer opstår bl.a. problemet med parallelle data og definition og udarbejdelse af metadata. Samtidig bliver det nævnt, at der bør kigges på regler, så det sikres at reglerne er digitaliserbare. Diskussion om private slutbrugerløsninger kontra standardudtræk fra Miljøportalens systemer er også til debat. Bedre overblik over data og systemer, og bedre kommunikation bliver også debatteret. 

 
SPØRGSMÅL 2: Udfordringer for bedre brug af miljødata
- Hvad kan fælles initiativer bidrage med
(fx vidensdeling og undervisning)?

 
Workshoppens andet spørgsmål handler om, hvordan vi kan sikre at den gode brug af miljødata bliver delt med andre. Og hvilke udfordringer der kan være for en bedre brug af miljødata


De fem grupper svarer inden for tre temaer:
  1. Vidensdeling / undervisning
  2. Systemlandskab
  3. Samarbejde

1.Vidensdeling / undervisning
Der kom en del idéer på bordet i forhold til, hvordan vidensdeling og undervisning kan foregå. En mulighed kunne være at skabe en portal eller debatforum med vidensdeling om Miljøportalen. Af undervisningsforslag nævnes roadshows [som de roadshows Miljøportalen holdt i 2014-15 med i alt 800 deltagere, red.],

Webinarer / e-learning, fælleskommunale kurser eller temadage samt workshops med virksomheder i forhold til, hvordan de indberetter.

Desuden blev det foreslået at lave en form for succeskatalog:
”Kan man lave en kortlægning af kommunernes anvendelse af miljøportalens data - findes der nogle smarte løsninger, som andre kommuner kunne få glæde af. Det kunne være en form for succeskatalog..” (bord 43)

Yderligere var der forslag om en postkasse til ris og ros på Miljøportalen.


2. Systemlandskab
Generelle udtræk genereret af centraladministrationen, fx i form af rapportgenerator. Samme brugerflade i alle kommuner i stedet for individuelle løsninger.
 
3. Samarbejde
Sammenspil mellem offentlige og private virksomheder og bedre kontakt mellem slutbrugere og systemudviklere.

OPSUMMERING
I diskussionerne om, hvilke udfordringer brugen af miljødata kan have, kom grupperne bl.a. ind på vidensdeling i form af webinarer / roadshows. Samtidig blev det nævnt, at vi med fordel kunne skabe et succeskatalog over smarte løsninger i forhold til anvendelse af miljødata, som andre kan lære af.
 

Rentemestervej 8, 2. sal,
2400 København NV
www.miljoeportal.dk
miljoeportal@miljoeportal.dk
(+45) 72 54 64 64